Evenement organiseren

Een evenement is een gebeurtenis die voor het publiek toegankelijk is. Wilt u een groot evenement organiseren, zoals een braderie, optocht, feest, festival, popconcert of sportwedstrijd op de openbare weg? Dan vraagt u een evenementenvergunning aan bij de gemeente. Ook gebeurtenissen die op eigen terrein plaatsvinden kunnen vergunning plichtig zijn. Bij vragen hierover neemt u contact op met de gemeente.

Een klein evenement hoeft u alleen te melden bij de gemeente.

Een evenement valt onder de categorie klein evenement indien:

het aantal aanwezigen niet meer bedraagt dan 60 personen;
het evenement tussen 7.00 uur en 23.00 uur plaats vindt;
geen muziek ten gehore wordt gebracht voor 07.00 uur of na 23.00 uur;
het evenement niet plaatsvindt op de rijbaan, (brom)fietspad of parkeerplaats of anderszins een belemmering vormt voor het verkeer en de hulpdiensten;
slechts kleine objecten worden geplaatst met een oppervlakte van minder dan 15 m2 per object;
er een organisator is; en
de organisator ten minste 14 werkdagen voorafgaand aan het evenement daarvan melding heeft gedaan aan de burgemeester.

Vul ook hier het eformulier voor in.

Voor alle aanvragen en meldingen geldt zo tijdig mogelijk aanleveren van de aanvraag en de bijlagen.

Wat moet ik doen?

Voor een vergunning aanvraag heeft u veel informatie nodig. Hieronder de belangrijkste informatie:

naam van de organisator
naam van de contactpersoon op het evenement
omschrijving van activiteiten op het evenement
datum en tijdstip van het evenement
datum en tijdstip van het opbouwen en afbouwen van het evenement
verwachte aantal bezoekers of deelnemers
beschikbare hulpploegen, zoals EHBO en beveiliging
of er straten afgesloten moeten worden
verwachte geluid (soort, tijd, locatie)
manier van stroomvoorziening
of u zwak-alcoholhoudende dranken schenkt
tekening van het evenemententerrein of de route van bijvoorbeeld een optocht
technische gegevens over bouwwerken op het evenemententerrein
hoe en door wie het terrein of de route na afloop wordt schoongemaakt

Indieningstermijn

Een aanvraag voor een vergunningsplichtig evenement moet tenminste 6 weken voor de dag van het evenement compleet zijn ingediend.

Een aanvraag voor een vergunningsplichtig groot evenement moet tenminste 13 weken voor de dag van het evenement compleet zijn ingediend. Hiertoe is vaak ook een veiligheidsplan nodig. U krijgt van de gemeente na ontvangst van uw aanvraag bericht indien dit nodig is.

Een aanvraag voor een meldingsplichtig evenement moet tenminste 14 werkdagen voor de dag van het evenement compleet zijn ingediend.

Latere aanvragen worden niet meer behandeld.

Evenement op de Uitagenda

Wilt u uw meer bekendheid geven aan uw evenement? Meld uw activiteit dan aan voor de Uitagenda. Dat kan via: Uitagenda (wassenaar-voorschoten.info)

Hoelang duurt het?

14 werkdagen bij kleine evenementen

8 weken bij (grote) evenementen

Dit is een wettelijke termijn. Uiteraard doet de gemeente haar best om een vergunning of melding zo snel mogelijk te versturen.

Het is dus belangrijk een aanvraag zo vroeg mogelijk in te dienen en niet tot het laatste moment te wachten met indienen.

Kosten

Aan het doen van een melding zijn geen kosten verbonden.

De legeskosten voor onder andere een braderie, feest, optocht, wedstrijd, straatfeest zijn €53,80 (2024)

De legeskosten voor overige evenementen zijn €226,00 (2024)

Legesverordening Wassenaar

Extra informatie

Wilt u met sportmotoren het geluidsniveau overschrijden op een evenement of sportterrein? Dan moet u een ontheffing aanvragen bij de provincie.

Direct online regelen

De gemeente Wassenaar werkt met DigiD. Wilt u meer weten of een DigiD aanvragen? Kijk dan op www.digid.nl

De gemeente Wassenaar werkt met eHerkenning. Wilt u meer weten of een eHerkenning aanvragen? Kijk dan op www.eherkenning.nl

Evenement organiseren, vergunning of melding met DigiD

Evenement organiseren, vergunning of melding met eHerkenning

Cookie instellingen beheren